Управление документооборотом

Управление документами

С помощью Системы можно регистрировать и хранить в базе данных документы в произвольных форматах. Документ является самостоятельным объектом. Для удобства поиска и работы с документами их можно представить с одной стороны, в дереве типов документов, а с другой стороны – в дереве папок. Храниться документы могут в произвольном формате, как в базе данных, так и в отдельном каталоге на сервере .

Карточка документа содержит его реквизиты – дату создания, его тип, уровень конфиденциальности, набор ключевых слов, исполнителей, контрольные даты, резолюцию, его образ в jpeg-формате (для быстрого просмотра) и др. Каждый тип документа может нумероваться по отдельному нумератору.

Связанные и подчиненные документы . Возможно установление связи документов между собой и их подчиненности, а также сроков исполнения и ответственных исполнителей.

Контроль подписания и исполнения . Документы могут иметь произвольное число подписантов. ПО содержит механизм для управления процессом редактирования и подписания документов. Можно устанавливать очередность подписантов, а также давать право подписывать за всех. После подписания документа автоматически вступает в силу запрет на его корректировку.

Хранение образов документов . При необходимости, пользователи могут хранить в базе данных все образы всех документов, формируемых в цикле операционной логистики – хозяйственные договора, счета, накладные, сертификаты, входящую и исходящую корреспонденцию и т.д. и т.п.

Поиск по реквизитам и ключевым словам . С помощью специальных отчетов можно формировать реестры документов (в том числе с отбором по ключевым словам), контролировать их состояние, исполнение и др.