Управление продажами и закупками

Сделка – центр финансовой ответственности и консолидации информации

Сделки . Для консолидации информации, относящейся к товарно-денежному движению с контрагентами, используются специализированные объекты – сделка на продажу товаров ( заказ ) и сделка на покупку товаров ( закупка ). По своей сути сделка представляет собой центр финансовой ответственности. В этих объектах фиксируется следующая информация:

• условия сделки (контрагент, сроки, валюта, договора, скидки, свойства, графики платежей, отгрузок и доставки, и т.д.);
• спецификация сделки (по товарам и услугам);
• ХО по сделке, формирующие ее баланс;
• связанные объекты – другие сделки, заявки (на подбор, комплектацию, оплату, доставку, закупку, получение, выплату компенсаций и др.);
• связанный бизнес-процесс и его текущее состояние;
• корректировки спецификации;
• спецификация дополнительных расходов по сделке;
• история контактов и переговоров из журнала задач, инциденты;
• произвольные документы и др.

Произвольные единицы измерения в сделках . Сделки на продажу или закупку товаров могут формироваться в дополнительных единицах измерения товаров с автоматической подгонкой количества под норму упаковки или объем. При оприходовании, списании и резервировании товаров производится автоматический пересчет единиц дополнительных измерения в основную.

Профиль сделки . Сделка может быть связана с проектом или выполняться в рамках долгосрочного договора с контрагентом, отражать операции купли-продажи на внутреннем рынке или экспортно-импортные, быть включенной в план продаж, закупок или производства. Для каждого члена корпорации может быть индивидуально настроен тип сделки, характеризующийся:

• индивидуальным прайслистом;
• расчетным счетом, на который должны приходить деньги;
• типом отгрузочного документа (накладная, акт и др.);
• типом цены;
• используемым бизнес-процессом;
• сроками оплаты и резервов;
• создает или не создает налоговые события;
• формирует или нет дебиторскую задолженность.

Таким образом, профилирование сделок по их типу является мощным клиентоориентированным инструментом управления продажами и закупками.

Формирование спецификации сделки . Товары можно выбрать из списка, настраиваемых многоуровневых каталогов, конфигураторов модельных рядов. Для поиска можно использовать артикул, название, штрих-код, кассовый код, а также множество фильтров. Спецификацию сделки можно создать копированием спецификаций других объектов или импортировать из Excel. Пользователю, в соответствии с его правами, доступна информация о свободном количестве товаров в разрезе складов и карт складского учета, в прогнозах по гарантированным закупкам, в незавершенном производстве.

Информация по позиции спецификации . Доступны данные о связанных резервах и прогнозах, запросах и заявках, условиях поставки, отгрузках и возвратах, оплатах и возвратах денег, складских запасах и транзакциях. Кроме того, содержится информация о предоставленных скидках с полной детализацией их структуры. В сделках на закупку товаров позиция спецификации может содержать список сделок по продаже товаров, на основании которых была инициирована данная закупка.

Свойства сделок. С помощью настроек универсальных свойств по каждой сделке можно фиксировать произвольную информацию – графики оплат, получений и отгрузок, счета на частичную оплату, показатели качества, участники и т.п.

Документарные и операционные спецификации сделок . Для проведения рекламационной работы с контрагентами в сделках предусмотрены две спецификации – документарная и операционная. Если фактическое движение товара по каким-либо причинам не соответствует документарному – в операционную спецификацию сделки вносятся соответствующие коррективы. Это позволяет сформировать корректирующий баланс с контрагентом по завершению сделки и привести все документы в соответствие с фактическим движением товара (по отметкам склада).

Складские транзакции . Формирование ХО, связанных с движением товара изменяет баланс с контрагентом по сделке, но не влечет автоматического выполнения складских транзакций (отметки о движении товара в картах складского учета) и фиксации перемещения товарами границы склада. На основе спецификаций ХО формируются необходимые документы – накладные, складские ордера, акты, спецификации, гарантийные талоны, и др. Для выполнения складских транзакций используются опции, фиксирующие движение товаров по документарным (оприходование и списание) и операционным (прием или выдача) картам складского учета.

Описанные механизмы позволяют вести учет документарного движения товаров корпорации с филиалами на бухгалтерских складах по документарным картам складского учета, а фактического – в разрезе физических складов по операционным картам складского учета. Это позволяет в бухгалтерском учете реализовать требуемый метод списания товаров (FIFO) независимо от фактически отгруженных товаров по операционным картам складского учета. Кроме того, товары на физических складах можно использовать в качестве общего ресурса для членов корпорации с документарным оформлением сделок между ними по фактическому движению товаров.

Синхронизация движения товаров и документов . Иногда возникают ситуации, когда фактическое движение товаров происходит асинхронно с движением документов. С помощью специальных активных отчетов выявляется несоответствие между движениями по документарным и операционным картам складского учета и на этой основе проводится рекламационная работа (вносятся соответствующие корректировки в документы и в балансы с контрагентами, допоставляются или возвращаются товары и др.)

История сделки . В сделках можно просмотреть все связанные с ней ХО – отгрузки и возвраты товаров, оплаты и возвраты денег, разноски оплат на товары из их спецификаций, налоговые события и сформированные налоговые документы, история взаимоотношений с контактными лицами контрагентов в разрезе контактов и документов, начисления и выплаты комиссионных посредникам. Возможна регистрация качественных параметров выполнения сделки, используемых для оценки действий и мотивации персонала, а также степени удовлетворенности клиента. Хранится история системных событий по сделке (изменение объектов сделки с указанием характера изменения) в разрезе пользователей, а также образы всех отпечатанных документов с указанием даты и времени печати.

Балансы по сделкам . Расчет с контрагентом можно вести в любой валюте независимо от валюты сделки, при этом автоматически формируется on-line баланс в валюте управленческого учета и в валюте сделки с учетом истории движения денег и товаров.

Управление дебиторами и кредиторами . Ряд специализированных аналитических отчетов по сделкам позволяет эффективно анализировать дебиторскую и кредиторскую задолженности, доходность продаж и на их основе корректировать политику взаимоотношений с контрагентами. Например, запрещать отгрузку товаров при превышении глубины товарного кредита, автоматически формировать предупреждающие e-mail или SMS-сообщения и др.