Система управления предприятием DeloPro 4.0 - компания КСИКОМ СЕРВИС

Управление закупками

Система содержит механизмы , необходимые для управления закупками, начиная с формирования потребности в товарах, создания запросов поставщикам на условия поставки и заявок на поставку, и заканчивая созданием закупок, "прогнозированием" товаров на складах, получением товаров и оплатой закупок, а также управлением возвратами товаров и денег.

Закупки могут производиться централизованно для всей компании, децентрализовано, "под заказ", для пополнения склада и др.

Текущий дефицит . Расчет потребности в закупке товаров (дефицит) может рассчитываться по заказам покупателей, производству и складу, а также по заявкам на комплектацию. Для учета сезонных колебаний спроса можно использовать среднедневную продажу товаров за выбранный период времени с учетом продаж в период доставки. Пользователи могут задавать различные алгоритмы расчета дефицита, а также использовать в качестве фильтров различные параметры контрагентов, товаров, сделок, производственных заданий, текущих складских запасов, и др. Результатом расчета дефицита является текущий дефицит, из которого можно создать заявки поставщикам.

Обработка запросов поставщикам. Запросы на условия поставки (по ценам, срокам и количеству), поступающие в отдел закупок из других подразделений могут обрабатываться отдельно или консолидировано путем создания группы запросов по поставщикам. После согласования условия поставки по каждому товару с указанием срока их действия вводятся в базу данных. На этом этапе вводятся в базу данных реквизиты товара (название и артикул) для каждого поставщика.

Заявки поставщикам. Являются предварительным заказом на поставку товаров и могут быть созданы из каталога товаров, текущего дефицита, условий поставки или путем импорта из файла в формате Excel. Заявки на поставку одному поставщику могут консолидироваться (сливаться) с сохранением информации "для кого". Для каждого поставщика формируется документ по индивидуальному шаблону и в требуемых единицах измерения. В рамках заявки поставщику фиксируются результаты переговоров в виде задач. По каждой позиции спецификации Система позволяет просмотреть условия поставки альтернативных поставщиков, а также установить дату ревизии и ввести подтвержденные дату поставки, цену и количество. На основе заявки поставщику можно создавать закупку в любом члене корпорации, а также заявку на доставку товаров.

Формирование закупки . Спецификация закупки может быть создана из заказов на продажу товаров, из недополученных товаров в заявках поставщику, из условий поставки выбранного поставщика, из файла в формате Excel, а также из текущего дефицита. В последнем случае сохраняется информация "для кого" об инициаторе совершения сделки (заказ покупателя, заявка отдела маркетинга, дефицит по производству и т.п.) по всей цепочке движения товаров.

Цены в закупке можно откорректировать по каждой позиции спецификации закупки. Можно назначить курс, изменить единицы измерения, валюту, цены на заданный процент или из условий поставки по всем позициям спецификации закупки. Специальные настройки позволяют запретить закупку товаров по ценам, превышающим закупочные цены в карточке товара.

Закупки по импорту. В Системе предусмотрены механизмы для управления импортными закупками, включая полистовой ввод грузовой таможенной декларации (ГТД), разнесение налогов, сборов и таможенных платежей на себестоимость товаров, расчеты с поставщиками в валюте закупки, проведение рекламационной работы.

Перенос позиций в другую закупку . Система позволяет перенести выбранные позиции спецификации закупки в другую закупку с сохранением информации "для кого".

Получение товаров . При получении товаров формируется ХО – получение товаров по закупке . Получение товаров можно производить по одной или нескольким закупкам. В рамках одной закупки можно выполнить несколько частичных получений. Специальные опции позволяют получить отмеченные товары, оплаченные или зарезервированные товары.

Заявки на получение товаров . Могут создаваться из закупки и являются распоряжением складу провести получение товара. По фактически принятым товарам создаются ХО получения товаров по закупке и выполняются складские транзакции (в картах складского учета). При наличии отклонений (несоответствие количества товара или пересортицы) от спецификации приходной накладной создается ХО корректировка цены или количества . Таим образом можно контролировать исполнение обязательств поставщика по закупке и вести претензионную работу.

"Прогнозирование" товаров . Система позволяет до фактического получения товаров по гарантированным закупкам "спрогнозировать" (виртуально принять) их на выбранном складе. Для этого создаются виртуальные карты складского учета, на которые прогнозируются товары с возможностью их резервирования. После фактического приема товаров на склад, виртуальные карты становятся фактическими, а товар – доступным для отгрузки.

Доверенности . Система позволяет создавать доверенности на получение товаров от выбранного поставщика по одной или нескольким закупкам. Предусматривает печать как на бланках строгой отчетности, так и по шаблону типовой формы. Автоматически формируется журнал регистрации доверенностей установленного образца.

Возвраты товаров . При возврате товаров формируется ХО – возврат товаров по закупке . Возврат товаров можно производить по одной или нескольким закупкам. В рамках одной закупки можно выполнить несколько возвратов товаров. Специальные опции позволяют возвратить отмеченные или полученные ранее товары.

Оплаты закупок . Система позволяет связать ХО оплата товаров по закупке с конкретными закупками (разнести оплаты по закупкам). При этом ХО можно сформировать из закупки (с автоматической разноской) или со стороны банковской выписки (с полуавтоматической разноской). Деньги в оплату закупки можно отнести на товары из ее спецификации по различным алгоритмам.

Возврат денег по закупке производится путем создания одноименной ХО.

Перенос оплат . Система позволяет перенести переплату (излишек оплаты, возникающий вследствие возвратов или неполучения товаров) по закупке или нескольким закупкам одного поставщика на другую закупку (закупки) от этого поставщика с регистрацией соответствующих налоговых документов.

Заявки на оплату . По закупке можно создать заявку на оплату, к которой можно прикрепить любые документы (счет, договор и п.п.). Заявки поступают к финансовому директору, который утверждает сумму платежа и дает распоряжение на оплату.

Планирование продаж и закупок

Для составления плана продаж в Системе могут быть использованы различные аналитические отчеты-кубы по структуре продаж. Эти отчеты позволяют за выбранный интервал времени (с разбивкой по заданному числу дней, месяцам, кварталам или годам) получить объемы продаж товаров или групп товаров в количественном, стоимостном, или процентном выражении, а также в объеме маржинального дохода. Детализацию можно делать по регионам, продавцам, филиалам, собственникам (для сетевых структур) и др. Кроме того, в одном отчете можно сравнивать данные за два учетных периода с произвольным сдвигом.

Прогнозировать спрос с учетом сезонности продаж можно с помощью расчета дефицита по среднедневным продажам. Отчет позволяет рассчитать необходимый объем закупок товара для выбранного периода продаж на основе информации о среднедневных продажах за период анализа и прогноза продаж за период доставки товара с учетом складских запасов на дату анализа, минимальных складских запасов, а также товара, ожидаемого по закупкам.

Используя статистические отчеты, а также информацию о текущих продажах, изменении рыночных условий, проведении маркетинговых мероприятий и др., формируются плановые заявки в стоимостном и товарном выражении. Формирование плана продаж компании происходит путем консолидация плановых заявок территориально-распределенных подразделений. На основании плана продаж формируется план закупок. С помощью специализированного отчета проводится мониторинг выполнения планов – план-фактный анализ.