Система управления предприятием DeloPro 4.0 - компания КСИКОМ СЕРВИС

Управление буферами

Эффективное управление складскими запасами – основа бизнеса дистрибьюции. Необходимо ежедневно решать – какой запас продукции и где нужно держать, чтобы полностью удовлетворить спрос при минимальных оборотных средствах.

Классический подход предполагает использование дорогостоящих BI-систем для анализа потребительского спроса и его прогнозирования. На основании прогноза и параметров поставок устанавливаются и поддерживаются неснижаемые запасы товаров в конкретных местах. Основная проблема – низкий уровень точности долгосрочных прогнозов и связанные с этим большие риски.

Подход Теории Ограничений (ТОС) – важна не точность прогноза, а скорость пополнения запасов в конкретном месте. Суть подхода в применении к дистрибьюции: запас готовой продукции в любых звеньях цепи устанавливается на уровне, достаточном для удовлетворения потребности в этом запасе в течение времени его гарантированного пополнения предыдущим звеном,

пополнение запасов осуществляется в размере их фактического потребления. Горизонт прогнозирования ограничивается сроком пополнения запасов, поэтому прогноз является более точным и дешевым. Размер запасов в каждом звене цепочки поставок, их оборачиваемость и финансовый результат прямо зависит от скорости пополнения запасов.

Основные принципы организации логистических процессов для управления запасами на основе ТО:

• точность прогноза продаж товара на уровне компании всегда выше, чем на уровне филиала или торговой точки. Максимум запаса необходимо держать в центре,
• запас в торговой точке определяется уровнем спроса (используем статистику продаж в недавнем прошлом), временем пополнения с центрального склада и поправкой на особенности бизнеса (вероятность сбоев, порчи товаров и т.п.),
• время пополнения определяется как сумма времени на размещение заказа и на его доставку от предыдущего звена цепочки поставок,
• пополнять товар в торговой точке нужно на количество отгруженного. Пополнение производится настолько часто, насколько это возможно и экономически оправдано,
• для расчета запаса на центральном складе используется статистика за прошлый период по всей компании и условия поставки. Запас пополняется по мере его потребления торговыми точками,
• уровни запасов (буферы) постоянно корректируются по фактическому изменению спроса.

Динамический буфер . Для каждого звена цепи поставок индивидуально для каждого товара определяется уровень запаса товара, который необходимо поддерживать - размер буфера . Первоначальный размер буфера определяется как максимальное потребление за среднее время пополнения, умноженное на 2. В дальнейшем размер буфера корректируется с использованием специального алгоритма, отслеживая реальный спрос.

Проникновение в буфер – отношение количества товара, необходимого для пополнения буфера, к размеру буфера (в процентах)

В зависимости от величины проникновения устанавливается цвет буфера:

• от 0 % до 33 % - зеленый,
• от 33 % до 66 % - желтый,
• от 67 % до 99 % - красный,
• 100 % - черный

Когда запас в каком-либо звене цепи поставок падает ниже уровня пополнения, он должен немедленно пополниться до этого уровня. Использование немедленного отклика на фактическую продажу позволяет избавиться от необходимости прогнозирования продаж в краткосрочной и среднесрочной перспективе.

Управление динамическим буфером . В процессе продаж ежедневно анализируется статус буфера :

• если возникает регулярное проникновение в красную зону, то уровень пополнения необходимо повысить,
• если уровень запаса не пересекает уровня безопасности длительный период, то уровень пополнения необходимо понизить. Размер буфера изменяется в соответствии с приведенным алгоритмом: если суммарное проникновение в красную зону за период ревизии больше или равно размеру красной зоны, то увеличиваем на 1/3 размер буфера,
• если фактическое проникновение в буфер за период ревизии не выходит за границу зеленой зоны, уменьшаем на 1/3 размер буфера,
• после изменения размера буфера, он в следующем периоде пополнения не изменяется.

Период ревизии в красной и зеленой зоне, как правило, меньше периода пополнения.

Индивидуальные параметры динамическ их буферов . Система позволяет для каждого буферизированного товара задать размер буфера индивидуально для каждого из складов по всей цепочке поставок, включая торговые точки, сетевую розницу и склады дилеров. Первоначальный размер буфера можно задать вручную или полуавтоматически из отчета по динамике продаж. Для каждого буфера можно задать его параметры:

• уровень пополнения в основных единицах измерения,
• размер красной и зеленой зоны в процентах от уровня пополнения, период пополнения (в днях),
• периоды ревизии проникновения в красную и зеленую зоны (в днях), минимальный уровень запасов,
• флаг "учитывать прогноз поставок" за период пополнения.

Расчет состояния складов . Система позволяет производить ежедневный расчет состояния складов компании вручную или автоматически по таймеру. По каждому буферизированному товару в разрезе складов базу данных заносится информация о складских остатках, количестве проданного за день товара, его нормативная себестоимость и продажная цена, а также статус буфера.

Управление складами партнеров. Система позволяет настроить произвольные модели для импорта состояния складов партнеров (дилеров, сетевой розницы и др.) из файла в формате Excel. В базу данных заносится об остатках и объеме продаж за день, а также нормативная себестоимость и продажная цена для партнера. Это позволяет управлять остатками товаров с целью минимизации товарных запасов, передаваемых на реализацию или консигнацию.

Изменение размеров буферов производится перед их пополнением. Система вырабатывает рекомендации для изменения параметров буферов . Новые параметры вводятся в действие вручную или автоматически.

Логистика пополнения буферов . Для пополнения буфера используется задание на пополнение склада, создаваемое отдельно по каждому складу (своему или партнеров по цепочке поставки). Для заполнения спецификации пополнения используется опция , с помощью которой:

• отбираются все буферизированные товары выбранного склада, срок пополнения которых наступил исходя из даты последнего задания на пополнение и периода пополнения,
• определяется количество товара для пополнения как уровень пополнения минус текущий остаток на складе.

По заданиям на пополнение склада создаются заявки на комплектацию для перемещения товаров с центрального склада на локальные склады, заявки покупателей для складов партнеров , а также заявки на доставку для управления транспортной логистикой. По заявкам на комплектацию центрального распределительного склада формируется дефицит и заявки поставщикам .

Контроль качества управления . Производится путем расчета по каждому товару за период анализа параметров, характеризующих упущенную прибыль TVD (throughput value days), излишки складских запасов IVD (inventory value days), период оборота запасов.

TVD = (среднедневная продажа) х (продажная цена – нормативная себестоимость) х (количество дней в черной зоне) в гривнях или у.е.;

IVD = сумма произведений складских запасов (превышающих уровень пополнения) на их нормативную себестоимость за каждый день такого превышения в гривнях или у.е.;

Т = период / (объем продаж за период / (среднедневные остатки за период)) в днях.

При правильном управлении динамическими буферами эти параметры должны уменьшаться в каждом последующем периоде анализа, а в идеальном случае TVD и IVD должны стремиться к нулю.

Симулятор позволяет исследовать в графическом виде процесс регулирования уровня запасов при заданных параметрах буфера. Данные в Симулятор можно занести вручную или автоматически, используя статистику движения товара по выбранному складу за любой период. Динамика отгрузок и складских остатков может отображаться в Симуляторе в абсолютных значениях и в процентах. Симулятор позволяет анализировать и совершенствовать алгоритм пополнения запасов, а также устанавливать первоначальные размеры буфера.