Управление автотранспортом и доставкой грузов

Система позволяет управлять доставкой грузов собственным и арендованным автотранспортом. Автоматизированы процессы формирования маршрутов доставки, загрузки автотранспорта с учетом объема и веса перевозимых товаров. Ведется учет истории эксплуатации транспортных средств в разрезе путевых листов. Путевые расходы, в т.ч. с использованием арендованного автотранспорта, можно относить на себестоимость товаров и услуг. Предусмотрен учет транспортных услуг, оказываемых на сторону.

Путевые листы . Карточка путевого листа содержит необходимые реквизиты - данные об автомобиле, прицепах и организации, которой они принадлежат, водителях и экспедиторе. Фиксируется информация на момент выезда и заезда о дате и времени, а также часах в пути, о пробеге и топливе в баках (возможно ведение учета двух видов топлива), о дозаправках в пути. Можно задать стоимость топлива и нормы его расхода, механизм тарификации водителя или услуг, предоставляемых на сторону (по часам, поездкам или пробегу). На основании данных путевого листа возможно проведение закупки и списания топлива.

Заправки . Возможна регистрация всех заправок топлива, произведенных во время рейса. Для каждой заправки фиксируется дата, тип расчета (за наличные, по карточкам или по безналичной форме), тип и количество топлива, сумма и валюта. На расходы по путевому листу будет отнесена только стоимость фактически потраченного топлива.

Путевые расходы . Можно фиксировать произвольные расходы в любых валютах, связанные с путевым листом - командировочные, стоимость топлива, амортизацию, таможенные расходы, зарплату водителей и экспедиторов и т.п. С помощью специальной опции можно рассчитать некоторые расходы по путевому листу в соответствии с установленными нормами (на ремонт, амортизацию, топливо и др.).

Списание топлива . Топливо закупается и приходуется на склад (виртуальный при заправке по карточкам), а затем списывается на путевые листы в соответствии с нормами или по данным расходов путевого листа. Топливо может быть списано по каждому путевому листу в отдельности или по итогам периода.

Путевые расходы (командировочные, стоимость топлива, амортизацию, таможенные расходы, зарплату водителей и экспедиторов и т.п.) можно фиксировать в любых валютах.

Задание водителю . С путевым листом может быть связано произвольное число заданий водителю. В каждом задании фиксируются организация, которой предоставляются услуги, экспедитор, характер груза, адреса погрузки и разгрузки, количество поездок, расстояние, тарифы, тип топлива и др. На основании задания может быть автоматически сформирован заказ на продажу транспортных услуг сторонней организации.

Каждое задание может быть привязано к объектам - сделкам на продажу и закупку товаров, внутрифирменным перемещениям и заявкам на комплектацию товаров с целью последующего разнесения путевых расходов на себестоимость товаров.

Районы и точки доставки . Система позволяет сформировать логистический ареал корпорации – список точек доставки, объединяемых в произвольные районы доставки. Для каждого района доставки указываются относительные координаты X и Y. Районы и точки доставки отображаются в виде псевдокарты, позволяя диспетчеру оптимизировать рейсы и маршруты доставки, включая в путевые листы точки из близких районов доставки и формируя соответствующим образом задание водителю.

Точка доставки имеет название, физический адрес и связана с контрагентом и районом доставки. По мере эксплуатации программы в базе данных накапливается информация о расстояниях между точками доставки, которая используется для предварительной оценки пробега автотранспорта по конкретному путевому листу.

Заявки на доставку . Могут быть сформированы из различных объектов складской и операционной логистики – заявок на подбор и комплектацию, заявок покупателей и поставщикам, заказов на продажу и закупку товаров. Содержат информацию о точках погрузки и доставки, дате доставки, весе и объеме груза, автомобиле и др. По мере отработки в заявку попадает информация о путевом листе и фактической доставке груза получателю.

Формирование путевых листов и маршрутов . Диспетчер с помощью активных отчетов анализирует поступившие заявки на доставку в разрезе точек и районов доставки и на их основе формирует путевые листы с учетом текущей загрузки автотранспорта. По каждому путевому листу предусмотрена возможность формирования маршрута движения автотранспорта и задания водителю. После того, как товары по заявке доставлены по назначению, в ней устанавливается метка (обеспечивая тем самым оповещение ответственного за сделку сотрудника).

Групповая печать документов . По сформированному путевому листу можно напечатать пакет необходимых документов – счета, расходные и налоговые накладные, приказы о выдаче, товарно-транспортные накладные, путевой лист и др.

Управление загрузкой автомобиля . Система позволяет рассчитывать объем загружаемых товаров в различных единицах измерения (ящиках, паллетах и др.), а в заявках на комплектацию указывать приоритет погрузки товаров. В заявках на доставку также можно устанавливать приоритет. На основании этой информации из карточки путевого листа можно сформировать погрузочный лист со списком товаров с указанием объема перевозимого груза, отранжированным согласно приоритетам доставок и товаров в связанных документах и сгруппированным по складам погрузки. Отдельно выводятся товары, которые предположительно не помещаются в автомобиль. Специальный отчет позволяет формировать графики загрузки и выгрузки автомобилей.

Экспедиция. В Системе предусмотрена возможность учета доставок груза экспедиционной компанией с формированием заявки-договора. Для этого в путевом листе фиксируются данные экспедиционной и транспортной компании, суммы фрахта до границы и по территории Украины, промежуточные точки доставки, данные о погрузке, таможенной очистке и разгрузке, и др. На основании этих данных создаются закупки транспортных услуг с привязкой к расходам путевого листа.

Мультифилиальные путевые листы . Предусмотрена возможность управлять доставкой грузов между филиалами корпорации и взаиморасчетами за оказание транспортных услуг путем создания заказов на продажу транспортных услуг филиалам, которым доставляются грузы от имени филиала путевого листа, а также закупок транспортных услуг в филиалах доставок с привязкой к расходам путевого листа.